การเจรจาทางธุรกิจนั้นมีความสำคัญเป็นอย่างมาก ที่จะทำให้การตกลงทางธุรกิจประสบความสำเร็จ และการเจรจาธุรกิจกับนักธุรกิจประเทศต่างๆ ก็มีความแตกต่างกัน ตามวัฒนธรรมในประเทศนั้นๆ สำหรับบทความนี้ก็จะมาแนะนำเทคนิคการเจรจาธุรกิจกับชาวจีน ว่ามีรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ หลายอย่างที่นักธุรกิจไทยจะต้องศึกษาไว้ เพื่อการเจรจราธุรกิจที่ราบรื่น และประสบความสำเร็จกับนักธุรกิจชาวจีน
คนกลางแนะนำมารู้จัก
คนจีนไม่ชอบทำธุรกิจกับคนแปลกหน้า ดังนั้นการที่มีคนกลางที่เป็นที่รู้จักทั้งสองฝ่าย เป็นผู้แนะนำให้รู้จักซึ่งกันและกันจะเป็นประโยชน์มาก คนกลางเปรียบเสมือนเป็นตัวเชื่อมความสัมพันธ์ระหว่างสองฝ่ายให้ทพความรู้จักสนิทกันเร็วขึ้น ถ้าคนกลางเป็นคนไทยก้จะดีมาก เพราะจะได้แนะนำมารยาททางการเจรจาธุรกิจกับชาวจีนให้เราได้ทราบ ทำให้การเจรจาเป็นไปอย่างราบรื่น
จ้างล่ามดีกว่า ถ้าไม่เชี่ยวชาญภาษาจีน
คนจีนส่วนใหญ่มักจะใช้ภาษาจีนในการเจรจาแทนภาษาอังกฤษ ดังนั้นเราจำเป็นที่ต้องจ้างล่ามคนไทยที่พูดภาษาจีน และควรเลือกล่ามที่มีประสบการณ์ในการเจรจาทางธุรกิจ และเข้าใจวัฒนธรรมจีนอย่างถ่องแท้ ล่ามที่มีประสบการณ์เจรจาธุรกิจจะมีส่วนช่วยในการเจรจาให้ประสบความสำเร็จได้ แต่อย่างไรก็ตามสำหรับนักธุรกิจจีนรุ่นใหม่ ที่ไปเรียนต่อต่างประเทศก็มีมาก และกลับมาสืบทอดธุรกิจของพ่อแม่ ในกลุ่มนี้จะสามารถพูดภาษาอังกฤษได้อย่างคล่องแคล่ว
สร้างความสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน
การให้เกียรติอีกฝ่ายซึ่งจะนำไปสู่ความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างกัน ซึ่งการทำให้อีกฝ่ายได้หน้าถือเป็นการให้เกียรติทางหนึ่ง จะส่งผลให้บรรยากาศในการเจรจาราบรื่น และสะท้อนถึงมิตรภาพ เช่น การชมข้อดีของอีกฝ่าย อาจจะเป็นความสามารถ การศึกษา บุคคลิกภาพ หรือรูปร่างหน้าตา ส่วนการทำให้อีกฝ่ายเสียหน้า เช่น ไม่ทำการนัดหมายล่วงหน้าก่อนพบปะกัน หรือไปถึงสถานที่นัดหมายช้ากว่ากำหนดโดยไม่แจ้ง หรือแสดงความคิดเห็นที่ตรงเกินไป หรือปฏิเสธคำเชิญร่วมรับประทานอาหาร เหล่านี้อาจทำให้เสียโอกาสทางการค้าได้
ตำแหน่งของผุ้เจรจาต้องเท่ากัน
คนจีนให้ความสำคัญกับเรื่องลำดับชั้นตำแหน่ง หรือความอาวุโสมาก การติดต่อเจรจาธุรกิจควรส่งตัวแทนที่มีตำแหน่งในระดับเดียวกับผู้ที่จะไปเจรจาด้วย การส่งคนตำแหน่งต่ำกว่าไปเจรจาแสดงถึงการไม่ให้เกียรติ อย่างไรก็ตาม หากเกิดเหตุสุดวิสัย เช่น ผู้ใหญ่ติดภารกิจเร่งด่วน ควรขอเลื่อนนัด และแสดงความขอโทษ หรือขอนัดกับผู้ที่มีตำแหน่งรองลงมา ที่ตำแหน่งเทียบเท่ากับฝ่ายเรา
เรียกชื่อคู่สนทนาอย่างให้เกียรติ
การเรียกชื่อคนจีน ควรนำหน้าด้วย “Mister หรือ Miss แล้วตามด้วยนามสกุล บางครั้งอาจจะเรียกเพียงตำแหน่งเท่านั้นก็ได้ และยิ่งเรียกเป็นภาษาจีน สำเนียงจีน ได้อย่างถูกต้อง จะยิ่งกระชับความสัมพันธ์ขึ้นอีกระดับ เนื่องจากถือเป็นการให้เกียรติคู่สนทนา บางครั้งการเรียกชื่อคนจีนแบบสำนวนไทย อาจจะทำให้คู่สนทนาดูตลกได้ หรือบางครั้งคู่สนทนาอาจไม่มีตำแหน่งในองค์กร หรือปลดเกษียณแล้ว แต่ถ้าทางบริษัทคู่ค้าได้เชิญเข้ามาร่วมเจรจาด้วย แสดงว่าเขาให้เกียรติ และรับฟังความคิดเห็นของผู้นั้น หรือแสดงว่าผู้นั้นยังมีความสัมพันธ์กับองค์กรอยู่ นั่นเพราะชาวจีนจะให้เกียรติผู้อาวุโสเป็นสำคัญ นอกจากนี้การเรียกคู่สนทนาด้วยตำแหน่งที่สูงกว่าก็ถือเป็นการให้เกียรติอีกวิธีหนึ่ง เช่น ถ้ารองผู้จัดการมาต้อนรับแทนผู้จัดการ ก็ให้เรียกเขาว่า “Manager” เฉยๆ หรือจะเรียก Manager แล้วตามด้วยนามสกุลก็ได้ เวลาเรียกผู้จัการตัวจริงก็เรียก Manager แล้วตามด้วยนามสกุลเช่นกัน
วิธีการแลกนามบัตรกับนักธุรกิจจีน
การแลกเปลี่ยนนามบัตรกันนั้นนับเป็นโอกาสดีในการสร้างความประทับใจ เพราะการให้และรับนามบัตรตามธรรมเนียมจีน มีความละเอียดอ่อนเรื่องกิริยาและท่าที ส่วนชาวไทยนิยมยื่นนามบัตรให้โดยใช้มือเดียวเพราะมองว่าเป็นเพียงกระดาษแผ่นเล็กๆ แผ่นหนึ่ง แต่สำหรับชาวจีนแล้ว เราต้องรับนามบัตรด้วยสองมือ เช่นเดียวกับเวลายื่นนามบัตร โดยหันชื่อตนเองออกไปเพื่อให้ผู้รับอ่านได้ พร้อมกับก้มตัวไปข้างหน้าเล็กน้อย และก่อนจะเก็บนามบัตรก็ต้องแสดงความใส่ใจด้วยการพิจารณาข้อมูลบนนามบัตร ถือไว้สักครู่ จากนั้นพูดว่า “ยินดีที่ได้รู้จักท่าน” (ถ้าพูดเป็นภาษาจีนได้ก็จะยิ่งดี อาจจะฝึกไว้บ้าง) รวมทั้งจับมือ และสบตาคู่เจรจาด้วย ถ้าเป็นการประชุมเจรจาธุรกิจหลายคน ต้องวางเรียงนามบัตรที่ได้รับทั้งหมดไว้บนโต๊ะ เพื่อที่จะได้เรียกชื่อกับตำแหน่งของแต่ละคนได้อย่างถูกต้อง
เตรียมประเด็นหารือให้พร้อม
นักธุรกิจไทยควรแจ้งประเด็นหารือให้กับอีกฝ่ายทราบล่วงหน้า เพื่อการเตรียมตัวของทั้งสองฝ่าย ส่วนการหยิบยกประเด็นนอกเหนือจากที่ได้แจ้งไว้อาจนำไปสู่การเสียหน้าของอีกฝ่าย นอกจากจะกระทบความสัมพันธ์แล้ว ยังอาจทำให้อีกฝ่ายมีข้ออ้างที่จะหลีกเลี่ยงการเจรจาด้วยเหตุผลว่า ไม่ได้เตรียมข้อมูลหัวข้อนั้นๆ ไว้ การนำเสนอควรเริ่มจากการพูดถึงภาพรวม ก่อนจะไปยังประเด็นที่เล็กลง การมีข้อมูลเชิงตัวเลขไปด้วย จะช่วยให้นักธุรกิจจีนเข้าใจภาพรวมได้ง่ายขึ้น
มารยาทบนโต๊ะอาหาร
นักธุรกิจจีนมักใช้การรับประทานอาหารร่วมกันเป็นเวทีเจรจาธุรกิจ โดยวัฒนธรรมบนโต๊ะอาหารนั้นมีความละเอียดอ่อน และธรรมเนียมปฏิบัติค่อนข้างมาก แต่นักธุรกิจไทยมักแสดงความเป็นกันเองมากเกินไป บางครั้งก็พูดคุยเรื่องสัพเพเหระชวนขำขันเกินพอดี หรือนั่งหารือกันเองของฝ่ายตนมากจนเกินไป สิ่งเหล่านี้ควรหลีกเลี่ยงเป็นอย่างยิ่ง เพราะฝ่ายนักธุรกิจจีนจะเตรียมประเด็นมาเพื่อยื่นเสนอไว้เรียบร้อยแล้ว โดยให้ประธานเป็นผู้กล่าว และเขาก็คาดหวังว่าประธานฝ่ายไทยจะเป็นผู้กล่าวถึงข้อเสนอเช่นกัน ต่างจากฝ่ายไทยที่ชอบให้ผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนพูด ส่งผลให้หาข้อสรุปได้ยาก ฉะนั้นรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ก็ต้องศึกษาไว้นะครับ
การทำสัญญา
สำหรับการทำสัญญาธุรกิจ จำเป็นจะต้องอาศัยนักกฎหมายท้องถิ่น ที่มีความรู้ความเข้าใจกฎหมายท้องถิ่นเป็นอย่างดี เพราะสามารถแนะนำลู่ทางต่างๆ ได้ดี และหลังจากตกลงที่จะทำสัญญากันแล้ว ในการลงนามสัญญาต่างๆ ถ้าเป็นไปได้ให้เชิญผู้ใหญ่ เช่น เจ้าหน้าที่จากสถานทูตไทยที่จีนมาเป็นสักขีพยาน เพื่อร่วมรับรู้สัญญากฎหมาย
พบปะกัน ไม่ไปมือเปล่า
พยายามไปมาหาสู่กับบริษัทที่ติดต่อด้วยอย่างสม่ำเสมอ เนื่องจากชาวจีนชอบพบปะพูดคุย สังสรรค์ และควรจะมีของกำนัลหรือของชำร่วยต่าง ๆ เพราะรากฐานวัฒนธรรมอันยาวนาน การไปพบปะกับแขกบ้านแขกเมืองต้องมีของชำร่วยไปมอบให้ทุกครั้งเพื่อเป็นการให้เกียรติ แสดงน้ำใจ แสดงความเคารพ และเป็นหน้าเป็นตา จะไม่ไปมือเปล่าเมื่อการเจรจาธุรกิจเพียงอย่างเดียว
สรุป
หากขาดความรู้ความเข้าใจในวัฒนธรรมที่แตกต่างระหว่างไทยกับจีน ก็จะทำให้การทำการค้ากับจีนก็ไม่ง่ายเสียทีเดียว นักธุรกิจชาวไทยจึงจำเป็นต้องศึกษาเรื่องภาษา วิถีชีวิต และธรรมเนียมปฏิบัติเล็กๆ น้อยๆ ต่างๆ เพื่อให้การเจรจาทางธุรกิจเป็นไปอย่างราบรื่นที่สุด
